Pourquoi les demandes sont rejetées lors des enchères : 12 raisons et comment les éviter

Le rejet d’une demande est le moyen le moins coûteux de perdre un contrat : le travail est fait, les documents sont rassemblés, le prix est calculé, mais vous n’avez tout simplement pas été admis aux enchères. De plus, presque toutes les raisons de rejet se répètent d’une procédure à l’autre et sont connues à l’avance. Ci-dessous, douze raisons typiques et ce qu’il faut faire avec chacune d’elles avant de soumettre, et non après.

1. Les caractéristiques du produit ne correspondent pas

La raison la plus fréquente. Le participant indique les caractéristiques « à peu près » ou les copie de son catalogue, tandis que le client les compare littéralement avec le cahier des charges. Toute divergence entraîne un rejet.

Que faire : remplir les caractéristiques strictement selon le formulaire du client et selon la position du catalogue de biens, travaux et services, si cela s’applique. Les valeurs qui ne peuvent pas être modifiées doivent être transférées textuellement ; là où une plage est indiquée, donner une valeur spécifique.

2. Déclaration de conformité aux exigences non fournie

Le participant est tenu de déclarer la conformité aux exigences unifiées : absence de liquidation, absence dans le registre des fournisseurs indélicats, absence de condamnation non purgée pour le dirigeant, etc. Sur les plateformes, il s’agit le plus souvent d’une déclaration automatique, mais elle doit être confirmée.

Que faire : vérifier la composition de la demande selon la liste de contrôle de l’avis avant l’envoi, et ne pas compter sur le fait que « cela se fait tout seul ».

3. Pas de licence, d’autorisation SRO ou d’appartenance au registre

Pour les travaux nécessitant des autorisations spéciales, l’absence de document est un motif de rejet inconditionnel. De plus, la licence doit couvrir précisément les types de travaux figurant dans l’objet de la commande.

Que faire : tenir un registre de ses propres documents d’autorisation avec des dates d’expiration et voir à l’avance quels achats vous ne pouvez pas effectuer pour des raisons formelles.

4. Conformité au régime national non confirmée

Les achats où des interdictions et des restrictions sur les produits étrangers s’appliquent nécessitent une confirmation du pays d’origine : extrait du registre des produits industriels russes, registre des logiciels russes, certificat de coût total.

Que faire : vérifier à l’avance la présence de l’enregistrement nécessaire dans le registre et conserver des extraits à jour dans le dossier de documents.

5. La demande n’est pas soumise par la bonne personne

Le signataire n’a pas de pouvoirs : la durée de la procuration est expirée, la procuration lisible par machine n’est pas établie ou ne couvre pas la participation aux achats, le certificat a été délivré à un ancien dirigeant.

Que faire : garder les signatures et les procurations en ordre ; pour plus de détails, voir l’article sur la signature électronique pour les enchères.

6. Pas de garantie de la demande

Le compte spécial n’a pas suffisamment de fonds, la banque n’a pas eu le temps d’effectuer le paiement, la garantie indépendante ne répond pas aux exigences de l’avis.

Que faire : approvisionner le compte spécial quelques jours avant la soumission et vérifier le texte de la garantie avec le projet de contrat. Plus de détails dans l’article sur la garantie de la demande et du contrat.

7. Le délai d’enregistrement dans l’EIS a expiré

L’enregistrement du participant est valable trois ans, et il est impossible de soumettre une demande lorsque moins de trois mois restent avant son expiration. Formellemnt, vous êtes accrédité, mais en réalité, vous êtes bloqué.

Que faire : mettre un rappel six mois à l’avance. La procédure est décrite dans l’article sur l’enregistrement dans l’ERUZ et l’accréditation sur l’ETP.

8. Composition ou format des documents violés

Mauvais format de fichier, scan illisible, absence de formulaire obligatoire, documents téléchargés dans la mauvaise section de la demande.

Que faire : rassembler le dossier selon l’inventaire de la documentation et vérifier l’ouverture de chaque fichier après le téléchargement.

9. L’offre ne correspond pas aux conditions d’exécution

Le délai de livraison est plus long que requis, la période de garantie est plus courte, le volume est inférieur — tout cela constitue un non-respect des conditions, et non des « détails pour des négociations ».

Que faire : vérifier le projet de contrat avant la soumission : c’est lui, et non l’avis, qui détermine ce que vous vous engagez à faire.

10. Participant dans le registre des fournisseurs indélicats

Si le client a établi une telle exigence, la présence de l’entreprise ou de ses fondateurs dans le RNP entraîne un rejet inconditionnel. Les informations restent dans le registre pendant deux ans.

Que faire : vérifier vous-même et les personnes affiliées avant la soumission ; en cas d’inscription dans le registre — planifier la participation à des achats où cette exigence n’est pas établie.

11. Erreurs dans l’offre de prix

Le prix est supérieur au prix initial, la TVA n’est pas indiquée ou est indiquée de manière contradictoire, le calcul ne correspond pas au devis, toutes les positions de la spécification ne sont pas proposées.

Que faire : calculer le prix dans un fichier séparé et le transférer dans le formulaire une seule fois, avec vérification par une seconde personne.

12. Retard

La demande a été envoyée après la date limite de soumission — la plateforme ne l’acceptera tout simplement pas. Classique : signature à la dernière minute, plugin défaillant, token bloqué, file d’attente sur la plateforme avant la fermeture.

Que faire : soumettre un jour à l’avance. Les pannes techniques le jour de la date limite sont la règle, et non l’exception.

Ce qui aide de manière systémique

• Liste de contrôle des documents pour chaque type de procédure — à établir une fois, puis à utiliser.
• Analyse de la documentation avant de décider de participer : exigences pour le participant, pour le produit, pour le délai, pour la garantie.
• Double vérification de la demande par un second employé avant l’envoi.
• Prise en compte des raisons de rejet : si la même erreur se répète, ce n’est pas de la malchance, mais un défaut de processus.
• Marges de temps — au moins un jour avant la fin de la soumission.

Atlas Achats analyse la documentation pour chaque procédure et montre les exigences pour le participant et la demande avant que vous ne commenciez à rassembler le dossier, et des rappels sur les délais arrivent à l’avance — pour que la soumission ne tombe pas à la dernière minute. Voir vos achats →

Les motifs de rejet sont fournis selon la version actuelle de la loi sur le système de contrats. Vérifiez toujours la composition des exigences pour un achat spécifique dans l’avis et la documentation.