Por qué se rechazan las solicitudes en las licitaciones: 12 razones y cómo evitarlas

El rechazo de una solicitud es la forma más económica de perder un contrato: el trabajo se ha realizado, los documentos se han recopilado, el precio se ha calculado, pero simplemente no se le permitió participar en la licitación. Además, casi todas las razones de rechazo se repiten de un procedimiento a otro y son conocidas de antemano. A continuación, se presentan doce razones típicas y qué hacer con cada una de ellas antes de presentar la solicitud, y no después.

1. Las características del producto no cumplen

La razón más común. El participante indica las características “aproximadamente” o las copia de su catálogo, mientras que el cliente las compara con el pliego de condiciones literalmente. Cualquier discrepancia resulta en un rechazo.

Qué hacer: completar las características estrictamente según el formulario del cliente y según la posición del catálogo de bienes, trabajos y servicios, si se aplica. Los valores que no se pueden modificar deben ser copiados textualmente; donde se indique un rango, proporcionar un valor específico.

2. No se presentó la declaración de conformidad con los requisitos

El participante está obligado a declarar la conformidad con los requisitos unificados: ausencia de liquidación, no estar en el registro de proveedores deshonestos, ausencia de antecedentes penales no cumplidos del director, entre otros. En las plataformas, esto suele ser una declaración automática, pero debe ser confirmada.

Qué hacer: verificar la composición de la solicitud según la lista de verificación del aviso antes de enviarla, y no confiar en que “se hace automáticamente”.

3. Falta de licencia, acceso de SRO o membresía en el registro

Para trabajos que requieren permisos especiales, la falta de documentos es una razón incondicional para el rechazo. Además, la licencia debe cubrir específicamente los tipos de trabajo que están en el objeto de la compra.

Qué hacer: mantener un registro de sus propios documentos de permisos con fechas y prever con anticipación qué compras no puede realizar por razones formales.

4. No se ha confirmado la conformidad con el régimen nacional

Las compras donde hay prohibiciones y restricciones sobre productos extranjeros requieren una confirmación del país de origen: un extracto del registro de productos industriales rusos, del registro de software ruso, un certificado de costo total.

Qué hacer: verificar la existencia de la entrada necesaria en el registro con anticipación y mantener extractos actualizados en el conjunto de documentos.

5. La solicitud no fue presentada por la persona adecuada

El firmante no tiene poderes: la autorización ha expirado, la autorización legible por máquina no está оформada o no cubre la participación en las compras, el certificado fue emitido a un exdirector.

Qué hacer: mantener las firmas y autorizaciones en orden; más detalles en el artículo sobre la firma electrónica para licitaciones.

6. No se ha proporcionado la garantía de la solicitud

En la cuenta especial no hay suficientes fondos, el banco no pudo procesar el pago a tiempo, la garantía independiente no cumple con los requisitos del aviso.

Qué hacer: reabastecer la cuenta especial unos días antes de la presentación y verificar el texto de la garantía con el proyecto de contrato. Detalles en el material sobre la garantía de la solicitud y del contrato.

7. Ha expirado el plazo de registro en el EIS

El registro del participante es válido por tres años, y no se puede presentar la solicitud cuando quedan menos de tres meses para su finalización. Formalmente está acreditado, pero en la práctica está bloqueado.

Qué hacer: establecer un recordatorio con seis meses de anticipación. El procedimiento se detalla en el artículo sobre el registro en el ERUZ y la acreditación en la ETP.

8. Se ha violado la composición o formato de los documentos

No es el formato de archivo correcto, escaneo ilegible, falta de forma obligatoria, documentos cargados en la sección incorrecta de la solicitud.

Qué hacer: recopilar el conjunto según la lista de la documentación y verificar la apertura de cada archivo después de la carga.

9. La oferta no cumple con las condiciones de ejecución

El plazo de entrega es mayor al requerido, el período de garantía es menor, el volumen es menor: todo esto es un incumplimiento de las condiciones, no “detalles para negociaciones”.

Qué hacer: verificar el proyecto de contrato antes de la presentación: es este, y no el aviso, lo que determina lo que se compromete a hacer.

10. El participante está en el registro de proveedores deshonestos

Si el cliente ha establecido tal requisito, la presencia de la empresa o sus fundadores en el RNP es un rechazo incondicional. La información se encuentra en el registro durante dos años.

Qué hacer: verificar a sí mismo y a las personas afiliadas antes de la presentación; si se encuentra en el registro, planificar la participación en compras donde no se establezca tal requisito.

11. Errores en la oferta de precios

El precio es más alto que el inicial, no se indica el IVA o se indica de manera contradictoria, el cálculo no coincide con el presupuesto, no se han propuesto todas las posiciones de la especificación.

Qué hacer: calcular el precio en un archivo separado y transferirlo al formulario una vez, con la verificación de otra persona.

12. Retraso

La solicitud se envió después de que finalizó el plazo de presentación: la plataforma simplemente no la aceptará. Clásico: firma en la última hora, un plugin que falla, un token que se queda colgado, una cola en la plataforma antes del cierre.

Qué hacer: presentar con un día de anticipación. Las fallas técnicas el día de la fecha límite son la norma, no la excepción.

Qué ayuda de manera sistemática

• Lista de verificación del conjunto para cada tipo de procedimiento — elaborar una vez y luego utilizar.
• Revisión de la documentación antes de decidir participar: requisitos para el participante, para el producto, para el plazo, para la garantía.
• Verificación doble de la solicitud por un segundo empleado antes de enviarla.
• Registro de las razones de los rechazos: si el mismo error se repite, no es mala suerte, sino un defecto en el proceso.
• Margen de tiempo — al menos un día antes de que finalice la presentación.

Atlas Compras analiza la documentación de cada procedimiento y muestra los requisitos para el participante y la solicitud antes de que comience a recopilar el conjunto, y los recordatorios sobre los plazos llegan con anticipación, para que la presentación no se realice en la última hora. Ver en sus compras →

Las razones de rechazo se presentan según la edición vigente de la ley sobre el sistema de contratos. Siempre consulte la composición de los requisitos para una compra específica en el aviso y la documentación.