Antragsrobot: Wie man die Teilnahme an Ausschreibungen automatisiert

Bei der Arbeit mit Ausschreibungen gibt es zwei grundlegend unterschiedliche Bereiche. Der erste Bereich betrifft Entscheidungen: teilnehmen oder nicht, zu welchem Preis, bis zu welchem Limit sinken. Der zweite Bereich sind die Operationen: ein Paket zusammenstellen, das Formular auf der Plattform ausfüllen, unterschreiben, absenden, nicht zu spät kommen. Der zweite Bereich nimmt den größten Teil der Zeit der Ausschreibungsabteilung in Anspruch und erfordert dabei kaum menschliches Urteil. Genau dieser Bereich wird automatisiert.

Was der Antragsroboter macht

Der Roboter ist nicht einfach ein „Senden-Button nach Zeitplan“, sondern ein Arbeitsplatz mit einem Browser, einem Kryptoschutzmittel und einem installierten Zertifikat für die elektronische Unterschrift. Er führt die gleiche Abfolge von Aktionen aus wie ein Operator, jedoch ohne Müdigkeit und fristgerecht:

1. Er geht in das persönliche Konto auf der elektronischen Plattform unter dem Konto der Organisation;
2. Öffnet das benötigte Verfahren;
3. Füllt das Antragsformular aus: Preisangebot, Spezifikationen, Erklärungen;
4. Fügt das vorbereitete Dokumentenpaket hinzu;
5. Unterzeichnet den Antrag mit einer qualifizierten elektronischen Unterschrift;
6. Sendet und dokumentiert die Bestätigung der Plattform – Antragsnummer, Zeitpunkt der Einreichung;
7. Schreibt das Ergebnis in die Beschaffungsakte, damit im System ein Nachweis vorhanden ist.

Ein ähnlicher Mechanismus funktioniert auch bei Auktionen: Das System hält die Verbindung zur Plattform, sieht das aktuelle Gebot und macht einen Schritt innerhalb des festgelegten Höchstpreises.

Warum das kein „Autopilot ohne Bremsen“ ist

Vollständige Autonomie ist nicht das Ziel. Das Ziel ist eine verantwortungsvolle Automatisierung: Das System erledigt die Routine, der Mensch setzt die Rahmenbedingungen und sieht jede Entscheidung. Daher ist in Atlas Beschaffungen die automatische Einreichung mit Sicherungen verbunden:

• Limits. Maximaler Preis des Loses, monatliches Budget für Sicherheiten, minimal akzeptable Gewinnchance.
• Weiße und schwarze Listen. Richtungen, Auftraggeber und Plattformen, mit denen man arbeiten kann oder nicht.
• Escalation Threshold. Über dem festgelegten Betrag oder bei erhöhtem Risiko reicht das System nicht selbst ein, sondern fragt die Bestätigung des Verantwortlichen an.
• „So als ob“-Modus. Zuerst zeigt der Roboter, was er tun würde: welche Lose er genommen hat, zu welchem Preis, welche Dokumente er beigefügt hat. In der Regel klärt ein zwei- bis dreiwöchiger Testlauf das Vertrauensproblem besser als jede Präsentation.
• Not-Aus-Schalter. Ein Schalter stoppt alle automatischen Aktionen.
• Audit-Trail. Jede Aktion wird dokumentiert: wer was entschieden hat, welche Parameter galten, wie die Plattform reagiert hat.

Drei Betriebsmodi werden je nach Reife des Teams gewählt: manuell (das System bereitet vor, der Mensch führt aus), halbautomatisch (das System bringt das Los, das Urteil und den fertigen Antrag, der Mensch drückt „einreichen“) und automatisch innerhalb der Limits. Halbautomatisch ist ein vernünftiger Ausgangspunkt für die meisten Unternehmen.

Wo die automatische Einreichung den größten Effekt hat

• Viele einheitliche Verfahren. Wenn im Monat Dutzende von Anträgen mit ähnlichem Paket eingereicht werden, ist die manuelle Zusammenstellung der Hauptwachstumsbeschränker.
• Kurzfristige Einreichungen. Besonders bei kommerziellen Beschaffungen, wo von der Veröffentlichung bis zum Ende der Einreichung zwei bis drei Tage vergehen.
• Parallele Auktionen. Zwei bis drei Auktionen zur gleichen Zeit kann ein Mensch physisch nicht leiten, aber der Roboter kann das.
• Unbequeme Zeiten. Verfahren in verschiedenen Zeitzonen schließen, wenn im Büro bereits niemand mehr ist.

Was bleibt dem Menschen überlassen

Automatisierung hebt die Verantwortung nicht auf. Es bleiben Fragen, die tatsächlich eine Entscheidung erfordern:

• Strategie: In welchen Nischen und Regionen nehmen wir teil;
• Selbstkosten und Höchstpreis;
• Ungewöhnliche Dokumentationsanforderungen und strittige Positionen;
• Entscheidungen über Verfahren, die über die Limits hinausgegangen sind;
• Arbeit mit Klarstellungen und Beschwerden.

Was vor der Aktivierung der automatischen Einreichung überprüft werden sollte

1. Bereitschaft der Unterschrift und Zugänge – gültiges Zertifikat, eingerichteter Arbeitsplatz, Vollmachten. Siehe Artikel zur elektronischen Unterschrift für Ausschreibungen.
2. Dokumentenpaket – Vorlagen für Anträge und Standardanhänge sind aktuell.
3. Wirtschaftlichkeit – Höchstpreise und Sicherheiten sind berechnet, siehe Analyse der Sicherheiten für Anträge und Verträge.
4. Limits und Listen – sind vor der ersten automatischen Aktion festgelegt, nicht danach.
5. Testlauf im „So als ob“-Modus – mindestens zwei Wochen.
6. Verantwortlicher – es gibt eine Person, die die Eskalation erhält und die Benachrichtigungen sieht.

Wie sich das auf die Arbeit der Abteilung auswirkt

Der praktische Effekt sieht langweilig aus und ist gerade deshalb wertvoll: verpasste Fristen werden auf null reduziert, die Anzahl der eingereichten Anträge steigt ohne Erhöhung des Personals, und der Ausschreibungsspezialist hört auf, ein Kopieroperator zu sein, und beginnt sich mit Auswahl und Preisen zu beschäftigen – also mit dem, was tatsächlich den Erfolg beeinflusst.

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Zum Thema: Checkliste zur Auswahl eines Ausschreibungssystems und Gründe für die Ablehnung von Anträgen.