Warum Anträge bei Ausschreibungen abgelehnt werden: 12 Gründe und wie man sie vermeidet

Die Ablehnung eines Antrags ist der kostengünstigste Weg, einen Vertrag zu verlieren: Die Arbeit ist erledigt, die Dokumente sind gesammelt, der Preis ist kalkuliert, und Sie wurden einfach nicht zu den Ausschreibungen zugelassen. Fast alle Ablehnungsgründe wiederholen sich von Verfahren zu Verfahren und sind im Voraus bekannt. Im Folgenden finden Sie zwölf typische Gründe und was Sie mit jedem von ihnen vor der Einreichung tun können, und nicht danach.

1. Die Eigenschaften des Produkts entsprechen nicht

Der häufigste Grund. Der Teilnehmer gibt die Eigenschaften „ungefähr“ an oder kopiert sie aus seinem Katalog, während der Auftraggeber sie wörtlich mit dem technischen Auftrag vergleicht. Jede Abweichung führt zur Ablehnung.

Was zu tun ist: Füllen Sie die Eigenschaften strikt nach dem Formular des Auftraggebers und nach der Position im Katalog der Waren, Arbeiten und Dienstleistungen aus, falls dies zutrifft. Unveränderliche Werte wörtlich übernehmen; wo ein Bereich angegeben ist, einen konkreten Wert angeben.

2. Es liegt keine Konformitätserklärung vor

Der Teilnehmer ist verpflichtet, die Übereinstimmung mit den einheitlichen Anforderungen zu erklären: keine Liquidation, keine Einträge im Register der unzuverlässigen Lieferanten, keine nicht getilgte Vorstrafe des Geschäftsführers usw. Auf den Plattformen ist dies meist eine automatische Erklärung, die jedoch bestätigt werden muss.

Was zu tun ist: Überprüfen Sie die Zusammensetzung des Antrags anhand einer Checkliste der Bekanntmachung vor dem Versand und verlassen Sie sich nicht auf „es ist schon da“.

3. Keine Lizenz, kein Zugang zur SRO oder keine Mitgliedschaft im Register

Für Arbeiten, die spezielle Genehmigungen erfordern, ist das Fehlen eines Dokuments ein zwingender Grund für die Ablehnung. Zudem muss die Lizenz genau die Arten von Arbeiten abdecken, die im Beschaffungsgegenstand angegeben sind.

Was zu tun ist: Führen Sie ein Register Ihrer eigenen Genehmigungsdokumente mit Fristen und sehen Sie im Voraus, welche Beschaffungen Sie aus formalen Gründen nicht durchführen können.

4. Keine Bestätigung der Übereinstimmung mit dem nationalen Regime

Beschaffungen, bei denen Verbote und Einschränkungen für ausländische Waren gelten, erfordern eine Bestätigung des Herkunftslandes: Auszug aus dem Register der russischen Industrieprodukte, Register der russischen Software, Zertifikat über den Gesamtwert.

Was zu tun ist: Überprüfen Sie im Voraus, ob der benötigte Eintrag im Register vorhanden ist, und bewahren Sie aktuelle Auszüge im Dokumentensatz auf.

5. Der Antrag wurde nicht von der richtigen Person eingereicht

Der Unterzeichner hat keine Vollmachten: die Vollmacht ist abgelaufen, die maschinenlesbare Vollmacht ist nicht ausgestellt oder deckt nicht die Teilnahme an Ausschreibungen ab, das Zertifikat wurde einem ehemaligen Geschäftsführer ausgestellt.

Was zu tun ist: Halten Sie Unterschriften und Vollmachten in Ordnung; Details finden Sie im Artikel zur elektronischen Unterschrift für Ausschreibungen.

6. Keine Sicherstellung des Antrags geleistet

Auf dem speziellen Konto waren nicht genügend Mittel vorhanden, die Bank hat die Zahlung nicht rechtzeitig durchgeführt, die unabhängige Garantie entspricht nicht den Anforderungen der Bekanntmachung.

Was zu tun ist: Füllen Sie das spezielle Konto einige Tage vor der Einreichung auf und vergleichen Sie den Text der Garantie mit dem Vertragsentwurf. Ausführlich im Material zur Sicherstellung des Antrags und des Vertrags.

7. Die Registrierung im EIS ist abgelaufen

Die Registrierung des Teilnehmers gilt drei Jahre, und eine Antragseinreichung ist nicht möglich, wenn weniger als drei Monate bis zum Ende verbleiben. Formal sind Sie akkreditiert, faktisch sind Sie blockiert.

Was zu tun ist: Stellen Sie eine Erinnerung sechs Monate im Voraus ein. Die Vorgehensweise finden Sie im Artikel zur Registrierung im ERUZ und zur Akkreditierung auf der ETP.

8. Verstoß gegen die Zusammensetzung oder das Format der Dokumente

Falsches Dateiformat, unleserlicher Scan, fehlendes Pflichtformular, Dokumente wurden nicht im richtigen Abschnitt des Antrags hochgeladen.

Was zu tun ist: Stellen Sie das Set gemäß der Auflistung aus der Dokumentation zusammen und überprüfen Sie die Lesbarkeit jeder Datei nach dem Hochladen.

9. Das Angebot entspricht nicht den Ausführungsbedingungen

Die Lieferzeit ist länger als gefordert, die Garantiezeit ist kürzer, das Volumen ist geringer — all dies ist ein Verstoß gegen die Bedingungen und keine „Details für Verhandlungen“.

Was zu tun ist: Überprüfen Sie den Vertragsentwurf vor der Einreichung: Dieser bestimmt, was Sie zu leisten verpflichtet sind, nicht die Bekanntmachung.

10. Teilnehmer im Register der unzuverlässigen Lieferanten

Wenn der Auftraggeber eine solche Anforderung festgelegt hat, führt das Vorhandensein des Unternehmens oder seiner Gründer im RNP zu einer zwingenden Ablehnung. Die Informationen bleiben zwei Jahre im Register.

Was zu tun ist: Überprüfen Sie sich und verbundene Personen vor der Einreichung; bei Aufnahme ins Register — planen Sie die Teilnahme an Beschaffungen, bei denen eine solche Anforderung nicht besteht.

11. Fehler im Preisangebot

Der Preis ist höher als der Ausgangspreis, die Mehrwertsteuer ist nicht angegeben oder widersprüchlich angegeben, die Berechnung stimmt nicht mit dem Kostenvoranschlag überein, nicht alle Positionen der Spezifikation wurden angeboten.

Was zu tun ist: Berechnen Sie den Preis in einer separaten Datei und übertragen Sie ihn einmal in das Formular, mit Überprüfung durch eine zweite Person.

12. Verspätung

Der Antrag wurde nach Ablauf der Einreichungsfrist eingereicht — die Plattform wird ihn einfach nicht akzeptieren. Klassiker: Unterzeichnung in der letzten Stunde, abgebrochener Plugin, hängendes Token, Warteschlange auf der Plattform vor dem Schließen.

Was zu tun ist: Reichen Sie einen Tag im Voraus ein. Technische Störungen am Tag der Frist sind die Regel, nicht die Ausnahme.

Was systematisch hilft

• Checkliste für jedes Verfahren — einmal erstellen, dann verwenden.
• Dokumentationsanalyse vor der Teilnahmeentscheidung: Anforderungen an den Teilnehmer, an die Ware, an die Frist, an die Sicherstellung.
• Doppelte Überprüfung des Antrags durch einen zweiten Mitarbeiter vor dem Versand.
• Berücksichtigung der Ablehnungsgründe: Wenn derselbe Fehler wiederholt auftritt, ist das kein Pech, sondern ein Prozessfehler.
• Zeitpuffer — mindestens einen Tag vor Ablauf der Einreichung.

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Die Ablehnungsgründe werden gemäß der geltenden Fassung des Gesetzes über das Vertragswesen angegeben. Die Zusammensetzung der Anforderungen für eine bestimmte Beschaffung finden Sie immer in der Bekanntmachung und der Dokumentation.