Elektronische Signatur für die Teilnahme an Ausschreibungen: Welche benötigt wird und wie man den Arbeitsplatz einrichtet

Ohne elektronische Signatur ist die Teilnahme an elektronischen Ausschreibungen physisch unmöglich: Der Antrag wird unterzeichnet, der Vertrag wird unterzeichnet, jede Handlung auf der Plattform wird durch ein Zertifikat bestätigt. Dabei entstehen die meisten Probleme bei Neulingen nicht mit der Signatur selbst, sondern darum herum — nicht der richtige Empfänger des Zertifikats, der Arbeitsplatz ist nicht eingerichtet, es fehlt eine maschinenlesbare Vollmacht für den Mitarbeiter. Lassen Sie uns der Reihe nach klären: Welche Signatur benötigt wird, wo man sie erhält, wie man den Computer einrichtet und was zu tun ist, damit die Signatur in der letzten Stunde der Einreichung nicht versagt.

Welche elektronische Signatur wird für Ausschreibungen benötigt

Für die Teilnahme an Ausschreibungen wird eine verstärkte qualifizierte elektronische Signatur (KÉP) benötigt. Einfache und nicht qualifizierte Signaturen sind für Ausschreibungen nicht geeignet: Die Plattformen akzeptieren sie nicht, und ein damit unterzeichneter Antrag hat keine rechtliche Gültigkeit, die der eigenhändigen Unterschrift entspricht.

Es ist wichtig zu verstehen, dass das KÉP-Zertifikat für eine bestimmte Person und nicht für das Unternehmen „allgemein“ ausgestellt wird:

• Der Leiter einer juristischen Person und der Einzelunternehmer erhalten das KÉP im Zertifizierungszentrum der FNS Russlands (oder bei deren bevollmächtigten Personen) — kostenlos, auf einem geschützten Träger.
• Ein Mitarbeiter, der im Auftrag des Unternehmens mit Ausschreibungen arbeitet, verwendet das KÉP einer natürlichen Person, das von einem akkreditierten Zertifizierungszentrum ausgestellt wurde, zusammen mit einer maschinenlesbaren Vollmacht (MČD) von der Organisation.

Die MČD ist ein separates elektronisches Dokument, das der Leiter mit seinem KÉP unterzeichnet. Darin sind die Befugnisse des Mitarbeiters aufgeführt. Ohne Vollmacht wird die Unterschrift des Mitarbeiters auf der Plattform nicht mit dem Unternehmen verbunden, und der Antrag wird nicht angenommen.

Was im Voraus zu erhalten ist, vor der ersten Ausschreibung

1. Träger für das Zertifikat — ein geschützter USB-Token (Rutoken, JaCarta und ähnliche). Eine Signatur auf einem normalen USB-Stick oder in einer Datei ist für Ausschreibungen nicht geeignet.
2. Lizenz für das Mittel der kryptografischen Sicherheit — in der Regel KryptoPro CSP. Sie wird sowohl am Arbeitsplatz als auch für die Unterzeichnung auf der Plattform benötigt.
3. Das Zertifikat selbst — bei der FNS für den Leiter, bei einem akkreditierten UZ für den Mitarbeiter.
4. MČD, falls nicht der Leiter arbeitet.

Planen Sie dafür eine Woche ein. Die Ausstellung des Zertifikats erfordert einen persönlichen Besuch und die Überprüfung von Dokumenten, und die Warteschlange am Ende des Quartals ist traditionell länger.

Einrichtung des Arbeitsplatzes

Ein typisches Set für die Arbeit mit elektronischen Handelsplattformen:

• aktuelle Version des Betriebssystems Windows;
• Kryptographieschutzmittel (KryptoPro CSP) mit gültiger Lizenz;
• Plugin für den Browser, das das Unterzeichnen von Dokumenten auf der Webseite ermöglicht;
• Token-Treiber;
• Wurzelzertifikate des Zertifizierungszentrums, die in den vertrauenswürdigen installiert sind;
• Browser, der von der Plattform unterstützt wird; einige Plattformen erfordern einen Browser mit Unterstützung für GOST-Verschlüsselung.

Überprüfen Sie nach der Installation die Signatur auf der Testseite der Plattform — fast jede ETP hat einen Abschnitt zur Diagnose des Arbeitsplatzes. Dies ist eine fünfminütige Überprüfung, die Stunden am Tag der Einreichung spart.

Häufige Fehler, wegen derer die Signatur „nicht funktioniert“

• Das Zertifikat ist abgelaufen. Das KÉP wird für einen begrenzten Zeitraum ausgestellt — in der Regel für ein Jahr mit etwas mehr. Setzen Sie eine Erinnerung einen Monat vorher: Eine Neuausstellung am Tag der Einreichung ist unmöglich.
• Der Leiter hat gewechselt. Das Zertifikat ist an eine bestimmte Person und deren Position gebunden. Ein Wechsel des Direktors bedeutet ein neues Zertifikat und neue Vollmachten.
• Es gibt keine MČD oder sie ist nicht für die richtigen Befugnisse ausgestellt. Die Vollmacht muss genau die Teilnahme an Ausschreibungen und die Unterzeichnung des Antrags abdecken.
• Die Wurzelzertifikate sind nicht installiert. Die Signatur wird erstellt, aber die Plattform betrachtet sie als nicht vertrauenswürdig.
• Ein Browser-Update hat das Plugin beschädigt. Überprüfen Sie den Arbeitsplatz nach jedem größeren Systemupdate.
• Ein Token für alle. Die Übertragung des Trägers zwischen Mitarbeitern verstößt gegen die Nutzungsregeln der Signatur und führt früher oder später zu Streitigkeiten darüber, wer das Dokument tatsächlich unterzeichnet hat.

Signatur und automatische Einreichung

Eine separate Frage ist, was passiert, wenn Anträge nicht von einer Person, sondern von einem System eingereicht werden. In Atlas Ausschreibungen ist die endgültige Unterzeichnung und Einreichung des Antrags eine Funktion des Produkts: Das Zertifikat ist auf einem geschützten Arbeitsplatz des Roboters installiert, er unterzeichnet das Paket und sendet es rechtzeitig an die Plattform, ohne nächtliche Bereitschaft des Operators. Der Mensch legt dabei die Rahmenbedingungen fest: den Höchstpreis, die Liste der Richtungen und Auftraggeber, Fälle, in denen eine Bestätigung eingeholt werden muss. Detaillierte Informationen zur Mechanik finden Sie im Artikel über den Roboter zur Antragseinreichung.

Checkliste vor der ersten Einreichung

• Das KÉP-Zertifikat ist gültig und hat noch mehr als einen Monat bis zum Ablauf;
• Der Träger ist vor Ort, der PIN-Code ist dem Verantwortlichen bekannt;
• Die KryptoPro-Lizenz ist aktiv;
• Das Browser-Plugin ist installiert, die Diagnose der Plattform wurde bestanden;
• Die MČD ist ausgestellt und hochgeladen, falls der Mitarbeiter einreicht;
• Der Test der Unterzeichnung wurde nicht am Tag der Einreichung durchgeführt;
• Ein zweiter Mitarbeiter mit eigener Signatur ist benannt — für den Fall, dass der erste im Urlaub oder krank ist.

Die elektronische Signatur ist eine Infrastruktur und kein einmaliger Kauf. Ein einmal eingerichteter Prozess (Fristen, Träger, Vollmachten, geprüfter Arbeitsplatz) beseitigt fast alle Notfallsituationen am Tag der Einreichung.

Der nächste Schritt nach Erhalt der Signatur ist die Registrierung im ERUZ und die Akkreditierung auf elektronischen Plattformen. Damit die passenden Ausschreibungen automatisch gefunden werden, aktivieren Sie das Monitoring: Atlas Ausschreibungen sammelt Verfahren aus dem EIS und kommerziellen Plattformen in einen Stream →

Die Normen und Anforderungen werden gemäß der aktuellen Fassung der Gesetzgebung über das Vertragssystem und die elektronische Signatur angegeben. Überprüfen Sie vor der Einreichung den aktuellen Text des Gesetzes und die Anforderungen der jeweiligen Plattform.